Wat je van Zagreb kan leren: kleine stappen maken samen een groot verschil

Asset Publisher

Wat je van Zagreb kan leren: kleine stappen maken samen een groot verschil
De Post Zagreb won in 2018 Rank Your Embassy al. En daarna? Gingen ze nog enthousiaster door met hun duurzame missie. Vorig jaar pakten ze wederom de winst. Het duurzaamheidsteam van de post weet collega’s te motiveren met een goed communicatieplan en scoort punten met veel slimme besparingen.

Veel kleine stappen maken een groot verschil: dat is het motto achter de Mission Sustainable van het ambassadepersoneel in Zagreb. Ze versturen bijvoorbeeld uitnodigingen digitaal, zamelen doppen van plastic flessen in voor het goede doel en vergroten de bewustwording van plantaardig eten met hun ‘Meatless Mondays’.

Afbeelding 1. Het team in Zagreb

De ambassade heeft een klein team dat het duurzaamheidsproces waarborgt. Een team dat uit alle geledingen van de ambassade komt. Dubravka Milais is consulair medewerker, Lea Šiljak medewerker political affairs en Andreja Kocijan houdt zich in Zagreb bezig met economie, handel en investeringen. Tot voor kort maakte ook plaatsvervangend ambassadeur Roderick Richter, die inmiddels in Berlijn zit, deel uit van het team. Kortom, een gezelschap dat in alle haarvaten van de ambassade zit. “Zo kunnen we snel nieuwe ideeën uitproberen en veranderingen implementeren.” Maar zij kunnen het allerminst alleen. Het belangrijkste voor hen is dan ook het motiveren van de hele ambassade. Bewustwording speelt daarin een grote rol. De ‘Meatless Mondays’ in Zagreb is een goed voorbeeld. “Zo moedigen we ons personeel aan minstens één keer per week plantaardig te eten. We zien de resultaten al terug in de lunchgewoonten.”

Bomen planten

Duurzaamheid maakt onderdeel uit van het meerjarenplan en daarmee het dagelijks werk van de ambassade. Ze stellen ieder jaar een actieplan op, dat continu wordt bijgewerkt en aangevuld waar nodig. Dit jaar brengt het ambassadepersoneel hun CO2-voetafdruk nog breder in kaart. Ook verduurzamen ze de bevoorradingsketen. Daarnaast werken ze samen met een ngo om hun voetafdruk te verkleinen. “We planten bomen door heel Kroatië. Dat is tegelijkertijd een mooie manier om ons diplomatieke dertigjarige jubileum met Kroatië te vieren.”

Afbeelding 2. Campagne voor het planten van bomen

Mobiliteit

Het team scoort ook goed door in te zetten op duurzame mobiliteit. “Onze post zit middenin Zagreb en is prima te voet, fietsend of met het openbaar vervoer te bereiken. We kunnen ons dankzij onze ligging vaak ook goed op die manier verplaatsen voor meetings. Daarnaast werken we meer thuis dan voorheen.” Voor bezoekjes aan het buitenland proberen ze het vliegtuig te mijden. “De regel is in principe om met maximaal één collega een fysieke training of conferentie te bezoeken. Als we toch met meer mensen reizen, dan gaat de voorkeur altijd uit naar een vervoersmiddel als de trein of auto.” Sprekers uit Nederland proberen ze zo veel mogelijk digitaal in te vliegen. “We houden vast aan virtuele meetings, conferenties en bijeenkomsten. Dat is milieuvriendelijk, maar biedt ook mogelijkheden om collega's uit andere landen vaker te spreken. Komt een gast toch hierheen, dan adviseren we hen ook om duurzaam te reizen. We sturen suggesties voor hotels. Wij hebben partnerhotels, die allemaal een duurzaamheidscertificaat hebben.”

Communiceer intern én extern

De al eerdergenoemde communicatie dan. Ook een vitaal onderdeel van een goed duurzaamheidsprogramma, vindt het personeel in Kroatië. “Van intern naar extern en weer terug. Goed communiceren over wat we doen, wat we bereiken en wat de best practices zijn, is belangrijk om iedereen binnen de ambassade te motiveren. We maken deel uit van bestaande netwerken en groene initiatieven in Kroatië, maar organiseren die ook zelf. We zagen mogelijkheden om externe partners te motiveren door goede voorbeelden van Nederlandse bedrijven onder de aandacht te brengen. Zo is Heineken al aan bod geweest, de volgende zijn Philips, Signify, KLM en Unilever.” Nederland heeft een goed imago qua duurzaamheid en circulaire economie in Kroatië. “Dat imago benutten wij ook diplomatiek, door belangrijke thema's bespreekbaar te maken. Kroatië staat bekend om zijn mooie natuur, maar duurzaamheid mag nog wel een prominentere plek krijgen in het leven van de bevolking.”

Duurzame missie

De ambassade is enthousiast over de duurzame missie van het ministerie. “De daarbij horende tools hebben ons geleerd hoe we onze duurzaamheidsaanpak kunnen stroomlijnen en hoe we communiceren over wat we doen.” Dat enthousiasme is terug te zien in de twee prijzen in drie jaar tijd, die de ambassade won. “De Rank Your Embassy Award in 2018 voelde als een beloning na hard werken. Het moedigde ons aan om door te gaan, we blijven onszelf constant uitdagen. Dat we in 2021 weer wonnen, was opnieuw een bevestiging van ons goede werk.” Kortom, van Zagreb kunnen we allemaal wat leren. Hun belangrijkste tip is al genoemd: begin klein. “Maak een actieplan en monitor hoe de implementatie van je ideeën verloopt. De resultaten zijn belangrijk, communiceer die ter motivatie. We maken een grote kans op verandering door een hoop kleine stappen te zetten. Dat is onze ervaring. We vinden het leuk om die ervaring te delen en nodigen collega’s van andere ambassades uit om met ons in contact te komen. Wel via de digitale wegen, natuurlijk.”

Afbeelding 3. Overzicht van alle acties per thema