Wat je van Bern kan leren over het organiseren van duurzame evenementen

Toen Hedda Samson drie jaar geleden begon als Chef de Poste in Bern merkte ze dat het ambassadepersoneel al goed bezig was qua duurzaamheid. “Er stond een compostbak, er waren dienstfietsen en in aanbestedingen hield het personeel duidelijk rekening met duurzaamheid. Wat dat betreft sprong ik op een rijdende trein.”
Milou Mumenthaler, managementondersteuner, kwam een jaar eerder al in Bern. “Alle medewerkers in Bern worden actief betrokken. De operationeel manager onderzoekt de mogelijkheden om te verduurzamen. We bespreken wekelijks het belang van verduurzaming tijdens onze vergaderingen en gingen als teamuitje naar een recyclewerkplaats. Ook in de stad Bern zelf een belangrijk thema: we hebben hier ook klimaatprotesten gehad.”

Netwerk
Nederland was één van de oprichters van een groen netwerk, waarin inmiddels zestien ambassades samen met het Zwitserse ministerie van Buitenlandse Zaken en de gemeente Bern nadenken over verduurzaming. De ambassades inspireren en leren van elkaar. Het meest praktische uitvloeisel van het netwerk is de checklist voor evenementen. Voor elk onderdeel, van de contracten met leveranciers tot wat te doen met voedsel dat overblijft, zijn afvinkbare aandachtspunten geformuleerd. De Nederlandse ambassade benut de checklist volop. “Het begint al bij de uitnodigingen. Die versturen we digitaal. Ook de opdrachten voor de cateraar gaan digitaal de deur uit. We sturen geen papiertjes heen en weer”, vertelt Milou.

Op de fiets of met het openbaar vervoer
Vervolgens krijgen de bezoekers een routebeschrijving voor op de fiets of met het openbaar vervoer, om die transportmiddelen aan te moedigen. De ambassade organiseert de evenementen het liefst in de tuin en met één cateraar, die alles regelt. Ook dat bespaart weer vervuilende kilometers. “We willen dat de cateraar het eten meeneemt in grote schalen, in plaats van talloze kleine bakjes. Het merendeel daarvan is vegetarisch en we vragen de cateraar om voor seizoenproducten te kiezen. Verder vinden we het belangrijk dat we verspilling beperken, dus vooraf moet goed ingeschat worden hoeveel we nodig hebben.”
Die catering huren ze op meerdere manieren duurzaam in. Zo zat er een restaurant naast de kanselarij waar asielzoekers werden opgeleid voor de horecabranche. “Daar bestelden wij vaak onze catering. Op die manier ondersteun je zo'n initiatief.” De voorkeur gaat altijd uit naar samenwerkingen met dit soort sociaal-maatschappelijke en innovatieve concepten. Daarnaast doet de ambassade uitgebreid onderzoek naar hun leveranciers: wat voor type organisatie is het? Ten slotte geeft de ambassade zelden giveaways mee aan bezoekers, ook niet bij belangrijke evenementen.

Ongedwongen
Binnen de ambassade is een duurzaamheidsteam actief. Dat team laat duurzaamheid terugkomen in de totale bedrijfsvoering. Zo scheiden ze hun afval en staan de tafels in de lunch vaak vol met, herbruikbare, bakjes eten van de avond daarvoor. Van de door henzelf bereide avondmaaltijden of de overblijfselen van de catering van een evenement op de ambassade: alles om voedselverspilling tegen te gaan.
Beide collega’s vinden het belangrijk dat de verduurzaming in een ongedwongen sfeer gebeurt. Hedda: “Ik ben ook geen heilige. Je moet je wel prettig voelen. We willen niet een idee scheppen dat niks mag, maar vooral inspireren dat het ook anders kan.” Zo maakte Milou van een versleten banner hele hippe tasjes die gebruikt kunnen worden bij promotionele activiteiten: een ludiek en inspirerend voorbeeld van recycling.

Tassen van gerecyclede promotie banners

De belangrijkste tip van Milou voor andere posten is: leer van anderen. “Vraag eens wat bijvoorbeeld andere ambassades doen. Je zult veel standaard antwoorden krijgen, maar ook echt nieuwe ideeën. Daar kun je van profiteren.”

Fietsdiplomatie
Hedda Samson doet vanaf het begin veel aan promotie op de fiets. Zo trapt ze de weg van haar residentie naar de ambassade zoveel mogelijk op haar knaloranje tweewieler, in plaats van in de auto te stappen. “Als ik mijn chauffeur in tegengestelde richting op de fiets tegenkom, voelt dat voor mij echt als een moment van glorie.” Ze zet de fiets ook diplomatiek in. “Ze kunnen hier veel leren van onze infrastructuur. Ik word iedere dag drie keer bijna aangereden, omdat de fietspaden niet goed neergelegd zijn of opeens ophouden. Inmiddels zijn er al Zwitserse ingenieurs op bezoek geweest in Nederland, om te leren hoe je een stad veilig voor fietsers inricht.”